仕事効率化の秘訣はスケジュール管理にあり

仕事効率化の秘訣はスケジュール管理にあり

「何だか仕事の効率が悪い」「マルチタスクの管理が苦手」と言った悩みを抱えていませんか?もしかしたら、スケジュール管理のちょっとしたコツを意識することで解決するかもしれません。


仕事のスケジュール管理のコツ

スケジュール管理は、ちょっとしたコツを実践するだけで簡単に質を上げることができます。

タスクをすべて可視化する

頭の中で整理するとどうしても抜け漏れが起きる、優先順位付けがうまくいかないなどの状況に陥りやすくなります。スケジュール管理が苦手な方はまずアプリやスケジュール帳に持っているタスクをすべて書き出してみてください。具体的な内容であるとより◎です。例えば、「企画書を作成する」ではなく「下調べ」や「アイデア出し」など細分化した方が良いでしょう。
また、チームで作業する場合は自分の担当分を明確にすることで全体の作業効率をアップさせることにつながります。

期限を設定する

手持ちタスクの全貌が見えたところで、期限を設定し優先順位を付けていきます。余裕を持った期限を設定する、期限のないタスクも自分の中での期限を決めるなどさまざまな工夫も考えられますね。

作業時間を設定する

それぞれのタスクを終わらせる時間を設定します。イメージしていた時間と実際にかかった時間を確認しながら、自分に合った作業時間を見つけてみてください。

今すぐできることはすぐにやる

後回しはだめとわかっていてもタスクが多いとついつい…なんてことありますよね。そんな時はぜひ「今すぐできることはすぐにやる」ルールを決めてタスクのジャンル分けをしてみてはいかがでしょうか。

脳が効率的にはたらくスケジュール管理

仕事のパフォーマンスを上げる上で意識したいのが脳の仕組み。時間帯によって脳の得意分野は変化します。

「朝」は勉強や創造に最適

勉強やアイデア出しには脳の前頭葉が重要な役割を担っています。しかしこの前頭葉は起きてから時間が経つと共に疲労が溜まってしまうため、朝の時間を有効活用することがおすすめです。

「ランチ前」に1分間ぼーっとする

脳にもダウンタイムが必要です。ぼーっとしている時、脳にインプットされた情報が整理されると言われています。ぜひランチ前には1分間ぼーっとする時間を取ってみてください。

「ランチ後」は軽くウォーキングを

食事のあと眠くなることに悩んでいませんか?軽い運動で筋肉の中にあるGLUT4というたんぱく質を活性化させることで、食事で急激に上がった血糖値を下げることができます。また、軽い運動はリラックスしている副交感神経から交感神経へ切り替えることにも効果的です。コンビニにおやつを買いに行く、オフィスまで階段を使うなど、簡単なものでもOK。

「昼過ぎ」は単純作業

血糖値が落ち着くと脳の働きも少し鈍くなります。書類整理など単純作業に適した時間と言えるでしょう。

「夕方」は溜まっているタスクやメール返信も一気に片付けられる

深部体温が高まる時間帯のため、スピード感のあるハイパフォーマンスが期待できます。

「帰りの電車」では眠らない

眠るスイッチが入ると体温が下がり就寝までの睡眠リズムが崩れてしまいます。眠くてもぐっと我慢したいところ!

おすすめスケジュール管理アイテム・アプリ3選

Googleカレンダー

仕事で活用されている方も多いのではないでしょうか?基本機能だけではなく、「プライベートの予定を非表示にする」「1日の予定リストをメール通知してもらう」などの便利機能もぜひ活用してみてください。

あまり知られていない「Googleカレンダー」の裏機能8選!

https://otona-life.com/2021/11/19/92317/

プライベートからビジネスシーンまで幅広く利用されている「Googleカレンダー」。アナタも友だちや家族とスケジュールを共有したり、クライアントとの打ち合わせ予定

‎Google カレンダー: 予定をスマートに管理する

https://apps.apple.com/jp/app/google-%E3%82%AB%E3%83%AC%E3%83%B3%E3%83%80%E3%83%BC-%E4%BA%88%E5%AE%9A%E3%82%92%E3%82%B9%E3%83%9E%E3%83%BC%E3%83%88%E3%81%AB%E7%AE%A1%E7%90%86%E3%81%99%E3%82%8B/id909319292

‎iPhone または iPad に公式の Google カレンダー アプリをインストールして、時間の無駄を省いて毎日を有意義に過ごしましょう。• カレンダーの表示形式 - 月ビュー、週ビュー、日ビューの 3 つの表示形式があり、簡単に切り替えることができます。• Gmail からの予定 - フライト、ホテル、コンサート、レストランの予約などが自動的にカレンダーに追加されます。• ToDo リスト - 予定だけでなく、タスクの作成、管理、表示もカレンダー内で行うことができます。• ビデオ会議 - カレンダーの予定に簡単にビデオ会議を追加できます。• 予定作成時の候補表示 - 予定のタイトル、場所…

<iphoneの方はこちら>

Googleカレンダー - Google Play のアプリ

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja

Google Workspace のサービスのひとつである Google カレンダーを使用すると、スケジュールを効率的に確認することができます。

<Androidの方はこちら>

ジョルテ カレンダー

フォントやベースカラーなどデザインをカスタムしたい方にはこちらのアプリがおすすめ。パソコン連携も可能です。

‎ジョルテ カレンダー&システム手帳でスケジュール管理

https://apps.apple.com/jp/app/jorute-karenda-shisutemu-shou/id570556349

‎◆全世界3,200万ダウンロード突破!◆ ジョルテは、毎日の使いやすさと手帳感にこだわったカレンダー&システム手帳アプリ(無料)です。 カレンダー共有もでき、バックアップ(Facebookログイン可)も簡単にできるので、機種変更時の移行も簡単です。 ビジネスでもプライベートでも、あなたの大切なスケジュールや日記の管理にお役立てください。 ●祝祭日カレンダーをイベントカレンダーに移行しました● 2019年以降の祝祭日は下記手順で追加できます。 1) カレンダー画面ツールバーの[カレンダー]をタップ 2) [祝祭日カレンダー]からチェックを外す 3) [イベントカレンダーを追加] をタップ 4)…

<iphoneの方はこちら>

<Androidの方はこちら>

NOLTY マンスリー ガントチャート手帳

1か月分のスケジュールも楽々見える化。書きやすくて軽い、ビジネスシーンで役立つ逸品です。

最後に


スケジュール管理は仕事を効率化させるだけでなく、心身共にセルフコントロールするための重要な柱となります。ただ、難しい方法は必要なくコツを押さえれば誰でも簡単に習慣を身に着けることができます。ぜひ自分に合った方法やアイテムから取り入れてみてください!

この記事のライター

役に立つメンタルフィットネスの情報をお届けします!

関連する投稿


頭の回転が速いとは?

頭の回転が速いとは?

「あの人頭の回転が速くて仕事ができるよね」と言った褒め言葉はよく使われますよね。頭の回転が速い人と遅い人では何が違うのか、回転数を上げる方法と併せてご紹介します。


仕事のオンオフを自由自在に切り替える方法をそれぞれ解説!

仕事のオンオフを自由自在に切り替える方法をそれぞれ解説!

リモートワークや働き方改革が進み、多様な仕事形式が選べる様になった現代。 こうした現状もあるからこそ、「なかなか仕事のスイッチが入らない」、逆に「休みの日でもついメールを確認してしまう」などオンオフをうまく切り替えるのが難しいという方も多いのではないでしょうか。 本記事では、仕事をオンモード・オフモードに切り替える方法をそれぞれ3つずつ解説いたします。 ご自分に合った方法を試してみてください。


食事から仕事の効率アップをねらう!

食事から仕事の効率アップをねらう!

仕事のパフォーマンスを高めるには食事の摂り方を意識することも効果的です。忙しい毎日を送っているからこそ気を付けたい食事のポイントをご紹介します。


オフィスチェアに骨盤サポートアイテム置いてみた

オフィスチェアに骨盤サポートアイテム置いてみた

良い姿勢を意識しながら仕事をすることはなかなか難しいですよね。アイテムを使って手軽に姿勢を見直す方法を試してみませんか?


サウナで仕事のパフォーマンスを上げる

サウナで仕事のパフォーマンスを上げる

サウナに関するコンテンツやコミュニティが人気沸騰中ですが、最近は「仕事のパフォーマンスを上げられる」とビジネスメディアやブログにも多く取り上げられています。果たしてどのような効果があるのでしょうか?


最新の投稿


自分へのご褒美をあげよう

自分へのご褒美をあげよう

自分へのご褒美といえば何を思い浮かべますか?「誕生日やクリスマスに自分へのプレゼントを買う」「誰とも会わずに自分のメンテナンスをする日をつくる」など、毎日がわくわくするようなご褒美、考えてみませんか?


幸せホルモンはどのようなもの?役割と増やし方を知ってときめきある毎日を!

幸せホルモンはどのようなもの?役割と増やし方を知ってときめきある毎日を!

日々の暮らしで特別な出来事がなくても、「毎日何となく幸せだなぁ」と思って過ごせたら、それはとても理想的な暮らしだと感じませんか? 今回のテーマとなる幸せホルモンは、ときめきある理想の暮らしを叶えるために欠かせないもの。 見聞きが多い幸せホルモンというフレーズでも、まだまだ未知な部分があることでしょう。 幸せホルモンの役割や、幸福感を感じながら毎日を過ごすための増やし方についてお伝えしてみたいと思います。


ロジカルシンキングより有用?ラテラルシンキングとは

ロジカルシンキングより有用?ラテラルシンキングとは

ロジカルシンキング。 仕事や人生で何かを決断する時に重要だと言われる、物事を筋道立てて解決する思考法です。 しかし、全てを合理的に考えようとすると、選択肢や視野が狭くなってしまうものです。 本記事ではロジカルシンキングより楽で楽しく、それでいて大きな成果を得られる可能性のある考え方、 ラテラルシンキングをご紹介いたします。


イライラ解消に効果的な7つの栄養素とは?おすすめの食べ物や飲み物まとめ

イライラ解消に効果的な7つの栄養素とは?おすすめの食べ物や飲み物まとめ

イライラやストレスを解消するために、効果的な栄養素があります。どんな栄養素が必要なのでしょうか?イライラ解消に効果的な7つの栄養素とそのはたらき、おすすめの食べ物や飲み物をご紹介します。


頭の回転が速いとは?

頭の回転が速いとは?

「あの人頭の回転が速くて仕事ができるよね」と言った褒め言葉はよく使われますよね。頭の回転が速い人と遅い人では何が違うのか、回転数を上げる方法と併せてご紹介します。